Gestão de tarefas em clínicas médicas: dicas para potencializar e otimizar processos

A prática diária de uma clínica médica exige uma série de ações, cujo objetivo é proporcionar atendimento de qualidade, bons resultados e uma administração com eficiência. Entre atividades de gestão de pessoas, controle financeiro, organização de agenda, prontuários e atendimento de pacientes, os processos precisam ser planejados estrategicamente.  

Gestão de tarefas em clínicas médicas aliam conhecimento técnico e boas práticas de gerenciamento, e são essenciais para potencializar e otimizar processos.  

É essencial pensar que uma clínica médica vai muito além da gestão da saúde, é uma empresa que envolve várias atividades operacionais e processos burocráticos.  

Neste artigo vamos detalhar algumas dicas pensadas especialmente para o setor médico, cujas responsabilidades demandam um longo desafio ao equilibrar as várias funções.  

Utilize um sistema de gestão  para clínica médica

O primeiro passo é registrar tudo o que é preciso ser feito, assim amplia a dimensão sobre o quadro geral de atividades, e também otimiza as prioridades. Para isso a tecnologia é muito importante, pois ajuda a manter uma escala de prioridades de forma dinâmica e eficiente.  

Toda a organização dos processos se torna eficaz e prática com o auxílio de um sistema. Seja com o registro de prontuários ou com a gestão contábil, o fluxo de tarefas direciona cada pessoa responsável por determinada tarefa, mantendo tudo organizado.  

Ter um software pensado de acordo com a necessidade de cada clínica significa que todas as informações estarão dispostas em um único lugar, além de simplificar o processo de pesquisa quando necessário.  

Instale o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) 

A principal vantagem do PEP é para quem possui mais de uma clínica com os mesmos serviços. Ao investir em um software com essa funcionalidade, o atendimento de pacientes que precisam de atendimento de mais de uma especialidade fica prático, pois todo o histórico pode ser acessado em conjunto.  

O prontuário eletrônico do paciente pode ser adaptável para cada especialidade médica, o que garante mais agilidade, segurança de dados e melhor atendimento.  

Outra vantagem de manter todo o histórico do paciente no mesmo lugar é a viabilização de trabalho em equipes multidisciplinares. Isso permite diagnósticos mais assertivos e com percepções e conhecimentos de outras especialidades.  

Terceirize a contabilidade e o financeiro da clínica  

Um dos setores que mais tomam tempo dentro da administração de um negócio é o setor responsável pela contabilidade e pelo financeiro. São etapas extremamente importantes dentro do gerenciamento de ações de uma clínica médica.  

É a partir destas duas áreas que todo o restante consegue ser planejado e colocado em prática. Aqui, o mais importante é contratar uma empresa que ofereça um serviço especializado em contabilidade para médicos.  

Algumas empresas especializadas contam com software que auxiliam a gestão contábil da clínica, o que potencializa a sistematização de todas as movimentações financeiras e economiza muito o tempo. Além disso, torna-se mais fácil acompanhar todo o processo. 

Ofereça um atendimento mais eficiente  

A capacitação e treinamento dos colaboradores é um ponto bem importante e que mostra o diferencial em todo processo de agendamento, recepção e atendimento ao paciente.  

Além disso, o colaborador também se sente mais motivado quando encontra soluções para as adversidades que possam aparecer.  

Palestras motivacionais, workshops com treinamento prático, capacitação em programas ou sistemas de computador, primeiros socorros e muitas outras, são atividades que colocam o negócio médico em um diferencial competitivo no mercado.  

Preste atenção no tempo de consulta  

O tempo de consulta e o quanto o paciente precisa esperar para ser atendido são pontos muito importantes nos processos de uma clínica. Muitas vezes os médicos que atendem em clínicas também atuam em plantões em hospitais, o que geram os famosos atrasos por emergência.  

Nesse caso, é essencial que se estabeleça um tempo de agendamento que evite a espera do paciente, exceto em grandes emergências cirúrgicas em que a melhor opção é reagendar a consulta.  

É sempre importante lembrar que, mesmo nesses casos, o atendimento precisa ser humanizado, para que o paciente em espera não se sinta prejudicado e consiga retornar o mais breve possível.  

Outro aspecto importante é otimizar o tempo de consulta, dispondo de um atendimento atencioso, com os procedimentos necessários a cada situação, mas sem prolongar em conversas que possam atrasar a próxima consulta.  

Para finalizar, algumas dicas gerais que podem ajudar a sua clínica médica a ter melhores resultados:  

  • Informe-se sobre automatização de processos com colegas da área que já trabalhem nesse modelo de gestão; 
  • Preocupe-se com a opinião de satisfação dos pacientes; 
  • Preste atenção em detalhes que podem potencializar o atendimento de sua clínica; 
  • Acompanhe sempre que possível os serviços prestados; 
  • Mantenha-se atualizado em assuntos de gestão de negócios médicos, é sempre importante aderir a novidades que auxiliem o bom desempenho dos negócios.  

Sua clínica terá um diferencial potencializado ao colocar em prática esses cuidados e dicas. É nos detalhes que a gestão de saúde acontece. 

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