Contabilidade para dentistas: dicas para manter a saúde financeira de sua clínica

contabilidade para dentistas

Você que é dentista ou tem um amigo na área, já deve ter se deparado ou ouvido falar de uma certa dificuldade em entender todos os processos de contabilidade do consultório né? Então, a contabilidade para dentistas é um assunto recorrente para quem começa um negócio, especialmente se é a primeira experiência no mundo empresarial. 

Neste texto, queremos te ajudar com dicas que vão facilitar o dia a dia de sua clínica odontológica, e claro, a sua vida. 

Para isso, é importante ter em mente que a contabilidade é uma parte fundamental, pois é o termômetro responsável pela saúde financeira do seu consultório. Vem ver o que preparamos para você! 

1. Contrate um contabilidade para dentistas de confiança

É bem importante ter em mente que contratar um profissional especializado em contabilidade não é mais uma despesa, mas um investimento. De nada vai adiantar começar o seu negócio se não tiver conhecimento de todos os cuidados financeiros necessários. Seria um tiro no pé, afinal, é justamente o setor que vai potencializar seus ganhos e contornar as crises. 

Investir em uma consultoria contábil vai ter como um dos benefícios reduzir gastos desnecessários, e isso é o sonho de qualquer empreendedor, especialmente porque no começo é quando mais se gasta. 

Mas e na prática, como consigo manter esse contato com meu contador? O primeiro ponto é manter uma frequência de reuniões para se inteirar e conseguir expor dúvidas e objetivos financeiros. Dessa forma, vocês conseguem estar familiarizados com a instituição, o que permite ter uma visão estratégica do negócio. De quebra, você consegue ter melhor organização em caso de imprevistos e mudanças de legislação. 

2. Escolha o regime tributário ideal para a sua clínica 

Dependendo do tamanho da sua clínica é que você fará a escolha do regime tributário que melhor se encaixa. Nesse caso, a contabilidade para dentistas vai verificar se o seu consultório está dentro dos critérios da Receita. 

Clínicas menores conseguem manter um regime mais simplificado para o recolhimento de impostos. Assim, quanto mais correta for a gestão financeira, maiores as chances de se manter em dia com os processos fiscais. 

3. Mantenha as obrigações fiscais atualizadas

Enquanto proprietário de um consultório odontológico, além do regime tributário, você deve estar atento às obrigações fiscais. Se você optou por atuar como autônomo, a sua responsabilidade é com o livro caixa e o recolhimento mensal do importo de renda para profissionais registrados como pessoa física. 

Mas, se optou por trabalhar como Pessoa Jurídica, alguns itens a mais precisam estar na lista de obrigações fiscais: 

  • Registro contábil: é o que regula os atos administrativos, seja por escrito ou digital; 
  • Emissão de notas fiscais: para a prestação de serviço elas precisam ser emitas. Atualmente, o que mais os consultórios utilizam são as NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico);
  • DMED anual: por ser um serviço de saúde, anualmente é preciso fazer uma declaração de Serviços Médicos e de Saúde;
  • Folha de pagamento: lista com os pagamentos de todos os funcionários que trabalham na clínica odontológica.

Além dessas obrigações legais, o balanço patrimonial, fluxo financeiro e pagamento de taxas devem ser fornecidos à Receita. 

4. Separe as contas pessoais e as da empresa 

 Um erro muito comum entre empresários é o de não separar o financeiro pessoal e o empresarial, afinal, você pode pensar: “tudo é meu”. Mas é justamente nesse detalhe que os grandes problemas de caixa podem acontecer. 

Sem a devida separação, fica difícil identificar quanto realmente sua empresa gasta ou quanto está faturando ao final do mês. Ao utilizar o caixa do seu consultório como “step” para necessidades pessoais, acaba não tendo visão de onde precisa investir mais ou o que precisa mudar a longo prazo. 

Para a clínica odontológica, é importante criar uma conta jurídica. Com ela a identificação de taxas e impostos vencidos são reconhecidos. Mantenha sempre os lucros registrados de forma isolada, assim terá maior controle sobre possíveis contenções, assim como aumentar a lucratividade. 

5. Registre todas as entradas e saídas

Sabe aquela compra na papelaria que a pessoa responsável pelo atendimento precisa fazer? Então, por menor que ela seja, é fundamental que absolutamente tudo seja registrado. 

Entradas e saídas, seja com qualquer material para o espaço ou para as consultas, são o principal controle que você pode ter sobre a contabilidade de sua clínica. Todos os gastos e ganhos devem ser controlados, porque assim você está preparado para os períodos em que o número de atendimentos diminui. Manter uma reserva para esses casos evita muitos problemas futuros. E isso só é possível quando há o controle total do caixa. 

6. Diferencie os custos fixos e variáveis 

Uma das necessidades contábeis para manter a saúde financeira de seu consultório é fazer o acompanhamento do fluxo de caixa. Isso consiste em ter tudo sistematizado conforme entradas e saída, como já mencionado no item anterior. 

Nesse controle, o que vai facilitar é organizar e diferenciar aquilo que são custos fixos e quais são os variáveis. Por exemplo, aluguel de sala, despesas de energia, água, salário de funcionário, são despesas fixas mensais. Já o custo variável é aquele gerado durante um período específico, como é o caso da compra de equipamentos e materiais. 

7. Utilize um sistema especializado e de confiança

Já sabemos que a rotina do consultório odontológico é bem expansiva, o que não garante muito tempo disponível para os proprietários ainda cuidarem de todos os processos administrativos e contáveis do negócio. 

Por último, porém, a mais importante dica, é a contratação de uma empresa que possa oferecer um serviço especializado em contabilidade para dentistas. É válido conversar com colegas da área que tenham empresa similar para entender como é a experiência. 

Algumas empresas especializadas contam com software que auxiliam a gestão contábil da clínica, o que potencializa a sistematização de todas as movimentações financeiras e economiza muito o seu tempo. Além disso, torna-se mais fácil acompanhar todo o processo. 

Para finalizar, deixamos algumas dicas que vão te ajudar a escolher a empresa mais indicada para a sua clínica:

  • Informe-se sobre a regularização do profissional que cuidará de sua contabilidade;
  • Preocupe-se com a opinião de seus clientes;
  • Preste bastante atenção a todos os detalhes do contrato;
  • Acompanhe com a maior frequência possível os serviços prestados;
  • Mantenha-se atualizado nos assuntos contábeis para estar preparado em caso de alterações. 

Seu consultório odontológico terá um diferencial competitivo importante ao colocar em prática esses cuidados com uma contabilidade para dentistas. Afinal, quem quer manter um negócio em crescimento precisa cuidar de todos os detalhes. 

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